9 conseils de productivité pour optimiser le temps à bord des déplacements professionnels

Travelstop: 9 conseils de productivité pour optimiser le temps à bord des déplacements professionnels

Si vous êtes toujours en mouvement, vous devez profiter au maximum du temps dont vous disposez. Voici quelques conseils de productivité pour aider les voyageurs d'affaires fréquents.

Costumes tapant dans des salons d'aéroport exclusifs. Cadres faisant des sièges de classe affaires leurs cabines de bureau de la journée. Des smartphones bourdonnants de notifications dans une main, un gin tonic dans l'autre.

C’est le rôle principal typique d’un voyageur d’affaires de bonne foi, mais la réalité n’est pas toujours aussi élégante.

Même lorsque vous êtes loin d'un garde-manger bien garni et de commérages à portée de voix, il y a encore beaucoup de distractions sur la route. Des problèmes de connectivité au temps perdu dans les files d'attente et les transits, des hoquets imprévisibles peuvent vous faire sentir inachevé.

Mais avec la bonne dose de débrouillardise, nous pouvons rendre les déplacements professionnels productifs. Voici sept façons de commencer.

1. Optez pour le wifi de poche, pas pour une carte SIM

La seule fois où les milléniaux voyagent sans données, c'est lorsqu'ils prennent une «cure de désintoxication Internet». Pour le reste d'entre nous, le dilemme est souvent - wifi de poche ou carte SIM?

Les cartes SIM locales peuvent être abordables et accessibles - presque toutes les entreprises de télécommunications ont un produit prépayé - mais les wifis de poche sont toujours plus idéales car elles permettent de connecter plusieurs gadgets.

Les voyageurs d'affaires ont souvent en remorque leurs smartphones, ordinateurs portables et tablettes, et la connexion Internet publique a tendance à être peu fiable et à manquer de cybersécurité, ce qui peut être un drapeau rouge majeur.

Alors qu'un reproche courant avec le wifi de poche est le fait de charger un appareil supplémentaire à la fin de la journée, il bat toujours en utilisant votre téléphone comme point d'accès et - Dieu nous en préserve - épuisant sa batterie avant midi. Nous sommes en 2018, et nous savons tous que cela conduit à des résultats post-apocalyptiques.

2. Accédez aux salons d'aéroport même lorsque vous voyagez en classe économique

Que ce soit la courte période entre l'enregistrement et l'embarquement, ou un long transit avant votre vol de correspondance, votre temps peut être mieux utilisé que la visite des boutiques hors taxes. Ou commander un café venti après l'autre comme «loyer» pour cette table que vous monopolisez.

C'est une idée fausse que les salons d'aéroport sont réservés aux plus prestigieux d'entre nous - les voyageurs fréquents et les personnes de première classe / classe affaires. Mais ceci vient juste d'arriver: pour une somme modique, le reste d'entre nous en classe de bétail peut entrer aussi.

LoungeBuddy est un site Web et une application qui vous permettent de rechercher des salons d'aéroport à travers le monde et de les filtrer par emplacement / terminal, coût et commodités. Il s'agit notamment de la nourriture, de l'alcool, des salles de conférence et même des douches pour se rafraîchir pendant les longs transits sans faire de folies dans les hôtels de l'aéroport ou à proximité.

3. Prendre des dispositions pour le vol et l'hébergement axés sur le travail

Pour résoudre les problèmes des voyages d'affaires fréquents, choisir des hôtels dotés d'installations de remise en forme est essentiel pour aider les employés à maintenir un mode de vie sain et actif. Dans le même esprit, leur productivité peut être améliorée grâce à une planification avisée.

Si votre entreprise n’a pas encore de budget pour offrir le WiFi à ses employés, il est temps de mettre une suggestion économique dans le gobelet de feu.

Entrez dans Gogoair: un pass Internet que vous pouvez utiliser auprès de compagnies aériennes comme Delta, Cathay Pacific et British Airways à des coûts effectifs inférieurs et à des vitesses plus élevées. Si les abonnements à une salle de sport peuvent être internationaux, le wifi en vol le peut aussi.

Une fois que vous atterrissez, l'enregistrement dans un hôtel doté d'une chambre d'affaires vous apporte la tranquillité d'esprit. Non seulement ces sauveteurs sont destinés aux personnes qui ne peuvent pas résister à la sieste quand un lit est à proximité, mais ils sont également équipés d'imprimantes / télécopieurs et de salles de réunion qui font des toiles de fond plus professionnelles que votre salle de vidéoconférence.

4. Planifiez les e-mails en fonction du GMT de votre destinataire

L'une des plus grandes inefficacités lors des déplacements professionnels est la différence de fuseaux horaires.

Lorsque l'expéditeur et le destinataire fonctionnent selon des modèles de travail différents, la correspondance numérique peut être délicate.

Disons que c'est l'heure du déjeuner en Belgique et que vous ne voulez pas envoyer d'e-mail à vos homologues qui dorment profondément à Wellington à minuit, car quel genre de monstre cela vous ferait-il?

Pourtant, au moment où vous vous réveillez, ils l'appellent déjà un jour.

Pour mettre fin à cette folie interurbaine pour vous deux, Superhuman est une application de messagerie électronique qui vous permet de planifier des e-mails à l'avance. Vous pouvez désormais effectuer votre travail à des heures impies sans avoir à déclencher des notifications sur les téléphones de vos subordonnés.

De plus, vous pouvez désormais définir des rappels de suivi dont votre futur vous serait reconnaissant, et même gérer les e-mails hors ligne pour utiliser ce temps de vol à bon escient!

5. Obtenez des applications de navigation qui fonctionnent hors ligne

Peu importe la solidité de vos moyens de connectivité, cela ne fait pas de mal d'avoir un plan d'urgence.

La commodité de Google Maps et de Google Translate ne nous est pas étrangère, mais il suffit de la loi de Murphy pour contrecarrer tous vos plans.

Si votre wifi de poche est à court de jus, ou si vous vous aventurez si loin dans les quartiers ou les stations de métro souterraines où la réception est rare, les cartes hors ligne vous feront gagner la journée.

Tout ce que vous avez à faire est de rechercher la ville que vous visitez sur Google Maps et de sélectionner Télécharger la carte hors connexion pendant que vous êtes toujours connecté. Même si vos plans changent, vous pouvez toujours être là où vous devez être, quand vous en avez besoin, sans vous faire retenir en vous perdant.

6. Organisez vos bordereaux de confirmation en un seul endroit

Certains les conservent dans leur lecteur Google ou leurs boîtes de réception de courrier électronique, tandis que d'autres cachent des copies papier dans leur main au cas où. Les cartes d'embarquement et les factures d'hôtel sont une poignée encombrante dont nous ne pouvons nous passer, nous pouvons donc tout aussi bien les organiser en un seul endroit.

Travelstop simplifie non seulement le processus de réservation de vols et d'hôtels, mais conserve également tous les documents importants dont vous aurez besoin pour vous enregistrer. Cela signifie que vous pouvez contourner complètement les sites tiers et éviter d'avoir à recevoir plusieurs confirmations par e-mail.

7. Utilisez un outil de suivi des dépenses pour mettre vos demandes en ordre

Tout comme les bordereaux de confirmation imprimés dans votre sac de cabine, les reçus papier F&B doivent être jetés.

Bien que Travelstop vous permette de suivre les dépenses importantes comme les vols et l'hébergement, il rationalise également le remboursement pour les entreprises. Prenez simplement une photo de votre reçu et joignez-la à l'application en quelques secondes. Crayon de chaque dépense dans une feuille Excel est désormais une chose primitive du passé.

8. Combattez le décalage horaire avec des habitudes de sommeil plus saines

Bien sûr, toutes les meilleures technologies du monde ne compteraient pour rien entre les mains d'un utilisateur tourmenté par l'insomnie et la fatigue. Il existe de nombreuses façons de lutter contre cet effet secondaire inévitable des déplacements professionnels, et pirater votre sommeil en fait partie.

Si votre destination est en retard de quelques heures, calibrer votre lit et appeler le fuseau horaire de la ville dans les jours précédant le départ vous aidera à vous y adapter en douceur. Et, aussi tentant qu'un lit d'hôtel puisse être, de longues siestes lors de l'enregistrement à midi vous feront payer la nuit.

Au lieu de cela, dirigez-vous pour obtenir de la vitamine D et laissez les «hormones du sommeil» se libérer uniquement après le coucher du soleil. Par la suite, changer les paramètres de votre chambre d'hôtel pour les réchauffer et éviter les écrans de votre ordinateur portable et de votre téléphone préparera votre corps à un sommeil réparateur.

9. Sautez les valises pour un sac de cabine

Il existe des astuces pour une utilisation plus efficace du temps à l'aéroport, du téléchargement d'une application qui évalue les temps d'attente de sécurité à l'adhésion au programme de fidélité de votre société de location de voitures pour éviter les files d'attente. Mais une attente dont vous pouvez vous passer est les longues files d'attente aux comptoirs d'enregistrement.

Pour les trajets plus courts, voyager léger avec un bagage cabine vous permet de réduire le coût des bagages et, surtout, vous fait gagner du temps à emballer, à attendre aux comptoirs d'enregistrement et aux carrousels avec d'autres personnes. Cela signifie que vous pouvez vous rendre aux comptoirs de transport et de poche wifi avant votre lot de passagers!

Travaillez intelligemment en déplacement

Les obstacles à la productivité peuvent être inévitables, mais ces hacks vous aideront à vous débarrasser des petites inefficacités et à créer des conditions optimales dans les nombreux espaces de travail de fortune avec lesquels vous devrez vous passer de chez vous.

Prolongez votre temps à bord et vous pourrez bénéficier du temps d'arrêt ininterrompu que vous méritez une fois de retour!

Publié à l'origine sur blog.travelstop.com le 12 novembre 2018.