Guide du routard pour tout planifier

Photo par Jack Anstey sur Unsplash

L'avenir est incertain et le présent est sans fin. La planification nous permet de faire face à cette incertitude intimidante; c’est une façon pour nous d’imposer notre volonté dans nos vies et de nous préparer un peu à l’incertitude du futur.

Peut-être préférez-vous «sentir» votre chemin à travers quoi que ce soit, plutôt que de planifier - mais souvent, cet instinct doit être affiné par une structuration consciente jusqu'à ce que vous ayez l'expertise nécessaire pour supprimer la structure une fois que la structure est enracinée.

La planification n’est pas un moyen de créer une structure si rigide que nous éliminions les joies de la sérendipité et de la spontanéité excitante qui colorent nos vies, mais plutôt de créer un cadre dans lequel les préoccupations pratiques ne doivent pas nous empêcher de profiter de la créativité de la vie.

Le monde pratique s'inquiète des coûts - coûts monétaires, temps, efforts, coûts émotionnels de l'anxiété et de la confusion. La planification réduit ces coûts et nous donne la liberté de nous concentrer sur ce que nous essayons réellement d'accomplir en offrant le sens de l'orientation nécessaire à la cohérence et le sens de la progression nécessaire à la motivation.

C’est une longue lecture alors voici le tl; dr tout de suite:

1. Remue-méninges
2. Marquez votre feuille de route
3. Reliez les points
4. Contrôlez votre plan

Ce sont des principes de planification applicables aux projets de la plupart des longueurs et des tailles de groupe; c'est la méthodologie sur la façon de planifier. La planification n'est ni obligatoire ni complète; tout n’a pas besoin d’être planifié et nous ne pouvons pas tout planifier. La clé est de planifier de manière appropriée l'activité avec le bon niveau de détail.

Le détail d'un plan doit être inversement proportionnel à la longueur du plan.

Voyage plus court = itinéraire plus détaillé et voyage plus long = itinéraire moins détaillé

À faire quotidiennement = détails très spécifiques par rapport au plan quinquennal = quelques objectifs généraux

Vous avez eu l'idée. Plus vous aurez de dépendances externes, plus vous aurez besoin de détails. Préparez des plans à plusieurs niveaux.

C'est tout. Commencez par une vue d'ensemble, une vague idée de l'endroit où vous voulez aller. Ensuite, tracez quelques repères de jalon, commencez à tracer le contour, en reliant éventuellement les points et en complétant les détails. Ces principes de planification vous sont familiers, j'en suis sûr. Votre professeur d’anglais au lycée vous a probablement percé dans la rédaction de l’essai. Vous connaissez ce genre de choses. La partie difficile est de s’engager réellement à planifier et à faire.

Le reste de cette explication explique en grande partie comment appliquer ces principes, avec un exemple détaillé sur la planification d'un voyage, ainsi que des exemples supplémentaires sur la manière de l'appliquer à d'autres tâches, telles que la planification trimestrielle, la rédaction, la conception, etc.

Planifier un voyage

1. Brainstorming (Planifier pour planifier)

Le monde est immense! Comment savez-vous où vous voulez aller? Peut-être avez-vous un tableau Pinterest de tous les endroits que vous rêvez de visiter un jour - ceux-ci pourraient être vagues, comme «Visiter l'Espagne», ou plus spécifiques, comme «Marcher tout le Camino de Santiago de manière originale». Peut-être n’avez-vous rien de plus qu’un vague sentiment d’aventure. Vous pouvez voyager en Europe, en Asie du Sud-Est, en Amérique du Sud, etc. Ou une liste de seaux quelque part dans Notes ou un cahier physique avec de petites découpes dans les magazines.

tes rêves sont une sale salope

Sans aucune restriction, où sont tous les endroits que vous souhaitez visiter? Sortez une carte et entourez tous les endroits où vous voulez aller. Ayez une idée de l'endroit où ils se trouvent. Ne vous préoccupez pas de préoccupations réalistes telles que les budgets ou les vacances. "Peut-être un jour" les rêves sont autorisés. Tout est purement potentiel à ce stade.

Une fois que vous avez ces objectifs vagues, commencez à les organiser. Commencez par organiser par proximité géographique et par priorité personnelle: cela montre à un niveau très élevé ce qui peut être réaliste lors d’un seul voyage et où vous voulez vraiment aller. Peut-être n’avez-vous pas une idée précise de la position réelle de toutes ces épingles sur votre tableau Pinterest et de ce que vos rêves sont réellement: c’est bien aussi. Commencez à faire des recherches fondamentales pour découvrir que le mont Everest est situé à la frontière entre le Népal et la Chine. Il serait donc plus logique de voir l'Everest en voyage en Asie plutôt qu'en Amérique du Sud.

Tout cela est un préambule pour réellement décider quand et quoi planifier.

2. Marquez votre feuille de route

les balises sont allumées (le gondor appelle à l'aide)!

A présent, vous devriez avoir une idée de l'endroit où vous pourriez potentiellement aller. L'étape suivante consiste à combler le fossé entre potentialité et actualité.

Décidez quand et où aller et pour combien de temps. Choisissez l'un de ces voyages potentiels vagues. Regardez quand est un bon moment pour visiter quels endroits, en tenant compte du climat, des saisons touristiques et des coûts de vol historiques. Par exemple, décidons de réaliser notre rêve de parcourir l’Europe en sac à dos pendant les vacances d’été, en nous accordant 12 semaines.

Peut-être verrez-vous un bon vol aller simple vers Londres et sauterez-vous dessus (cherchez ailleurs des conseils pour trouver des offres de vol et les coûts / avantages des vols à vol d'oiseau ouvert). C'est le premier jour et le premier lieu de votre voyage. c'est le premier marqueur de votre feuille de route. Vous avez donc un vol pour l'Europe - il y a tellement d'endroits, où allez-vous?

Sortez une carte. Il y a une raison pour laquelle l'analogie est "feuille de route". Sortez une carte littérale, que ce soit une carte papier ou maps.google.com, et la carte figurative, une sorte de calendrier.

Commencez par définir les engagements et les délais non négociables. Certaines échéances sont plus souples que d'autres, mais traitez-les comme si elles étaient fermes pour le moment.

Y a-t-il certains endroits où vous devez être à une certaine heure? Si vous souhaitez voir Coldplay à Londres le 15 juin et Radiohead en Suisse le 2 juillet, puis à Cracovie le 18 juillet avant de rencontrer un ami à Prague le 1er août, il s’agit de délais fermes. Marquez-les dans votre carte et votre calendrier. Ce sont maintenant des réalités.

Où sont les endroits que vous avez à cœur de visiter? Marquez-les dans la feuille de route. Ce sont des actualités confirmées qui ne sont pas encore liées à une époque. Vous savez que vous allez planifier ces arrêts quelque part, mais pas encore.

En regardant la carte, dans les espaces entre toutes les actualités actuelles, y a-t-il des endroits que vous aimeriez visiter, qui ont un caprice: «ça serait sympa»? Marquez-les dans la liste séparée pour les possibilités.

Avec plusieurs marqueurs maintenant sur votre feuille de route, ils deviennent un cadre. Ce qui reste est toute la potentialité dans l’espace et le temps entre ces marqueurs.

3. Relier les points

Mon type d'activité de livre d'activités préféré. Dommage que la vraie vie ne vienne pas avec des séquences de nombres.

C’est là que la situation devient floue et que vous devrez utiliser des méthodes heuristiques et votre meilleur jugement. Quelques lignes directrices:

  • Allez dans une direction sur votre route; pas de doubler en arrière. Cela économise du temps et de l'argent.
  • Calculez votre budget. Quel est votre budget global? Divisez cela par le nombre de jours pour un budget quotidien approximatif.
  • Soyez réaliste quant au temps dont vous disposez et de combien de temps vous avez besoin

Pour toutes les actualités et les possibilités de votre plan, faites la recherche:

Comment y arriver:

  • Quels sont tous les itinéraires que vous pouvez emprunter pour vous y rendre? Quels sont les chemins les plus communs? Avions, trains, autobus, voitures, calèche, marche. Plusieurs options et itinéraires dans chaque mode de transport.

Coût:

  • Quel est le coût moyen d’une journée là-bas, hébergement, nourriture, attractions comprises?
  • Peut-être que dans une ville, vous pouvez vous permettre un hôtel 5 étoiles, alors que dans une autre ville, vous devrez vous installer pour une couchette dans une auberge.

Temps:

  • Combien de temps faut-il pour faire les attractions touristiques typiques?
  • Combien de jours faudrait-il pour vraiment profiter de la ville et explorer certains de ses quartiers?
  • Jusqu'à combien de jours pouvez-vous vous permettre de dépenser dans des villes plus chères?
  • Y a-t-il des excursions intéressantes dans les environs?

Tracez le contour de ces actualités et possibilités sur votre carte. Si vous avez deux semaines pour aller de Londres à Zurich, comme indiqué par vos balises, les possibilités sont les suivantes: aller vers le sud via la France ou le nord vers la Belgique / Pays-Bas / Luxembourg / Allemagne.

Choisissez votre propre aventure

Dans le temps limité de 2 semaines, combien d'arrêts en cours de route peuvent-ils être effectués de manière réaliste? Faites assez de recherches pour pouvoir faire une estimation approximative. Vous pouvez passer presque toutes les deux semaines à Paris, ou plusieurs jours à Paris, quelques jours à Amsterdam, deux jours à Bruges. Faites des recherches dans ces endroits et faites les compromis.

L'une des erreurs de planification de voyage les plus courantes est la précipitation. Vous voudrez voir le maximum de choses en peu de temps. Vous essayez donc de tout ranger, mais tout le monde est épuisé et épuisé à la fin. Bien que cela puisse convenir pour un voyage plus court de 2 semaines, vous ne pouvez pas maintenir ce rythme pour un voyage de 12 semaines.

Erreur de recrue: "Oh, il ne s’agit que d’un trajet de trois heures en train de Londres à Paris. Mettons en place de prendre un train matinal au départ de Londres. Nous arriverons à Paris dans l’après-midi et compterons cela comme une journée à Paris."

Vous devez prendre en compte le temps nécessaire pour emballer vos affaires à Londres, vérifier, vous rendre à la gare, arriver à la gare de bonne heure, puis une fois que vous arrivez à Paris, trouver les directions et faire votre chemin où vous restez, vérifiez, et décompressez. Tout cela est épuisant et cela prend du temps.

Je ne compte pas les jours de voyage dans le nombre de jours dans une ville. Le temps dans une ville juste avant le départ et juste après l’arrivée correspond à quelques heures supplémentaires que vous pouvez utiliser pour reprendre votre souffle ou vous ressourcer lors d’un dernier voyage dans votre lieu de crêpe préféré.

Oui, c’est beaucoup de recherches. C’est comme ça que vous commencez à relier les points. C’est à vous de choisir entre une approche en profondeur ou une approche en profondeur pour relier ces points (finaliser chaque segment entre les marqueurs avant de passer au suivant, par rapport à la recherche de tous les segments, puis à la finalisation de tous les segments). Une fois que vous avez une idée approximative, vous pouvez commencer à ajuster vos paramètres.

Notes de planification personnelle (je n’ai fini par faire aucune de ces choses à Hambourg). Les réservations confirmées sont placées séparément dans un tableur organisé par type de dépense.

Vous devriez commencer à avoir une idée de ce que vous voulez voir dans chacun de ces endroits. Vous savez que vous voudrez voir Big Ben et London Bridge, Platform 9 3/4, etc. Vous n'avez pas besoin d'itinéraires détaillés, mais vous devez au moins avoir quelques places dans chaque ville que vous voulez. frapper. Vérifiez si certains d’entre eux ont des horaires restreints et si vous devez acheter des billets des mois à l’avance. Peut-être que la ville propose des forfaits de voyage qui incluent ces attractions.

Vous n’avez pas à planifier tout votre voyage, en particulier les parties les plus éloignées, mais vous devriez avoir une idée de la façon de vous rendre à chacun de vos marqueurs actualisés obligatoires et de ce que vous y ferez.

Une fois que vous avez ce plan, vous pouvez commencer à remplir les détails. Vous devez savoir ce que vous devez planifier. Pour un voyage, c'est:

  • les visas
  • transport
  • hébergement
  • attractions
  • devises étrangères
  • comment et quoi emballer

Quand vous savez quels jours vous voulez être dans quelles villes et comment vous allez vous y rendre et où vous allez rester, engagez-vous. Tout ce que vous devez réserver à l'avance, réservez-le. Tout ce qui peut être différé, comme des billets de train qui sont généralement disponibles quelques semaines ou quelques jours avant, différez-le, mais assurez-vous que cela fait partie du plan.

A partir de là, continuez à planifier les détails à mesure que votre date de départ se rapproche.

4. Contrôler le plan

Vous avez fait le nécessaire pour relier les points et décrire votre voyage. Il est maintenant temps de profiter de tout votre travail de planification!

Faites de la planification au fur et à mesure, en particulier pour les longs voyages. J'aime planifier des itinéraires quotidiens spécifiques pour un segment le premier jour d'un nouveau lieu, durant ces quelques heures de déplacement et d'installation dans le temps. C'est l'heure du réglage fin:

  • Où sont les meilleurs manges locaux?
  • Quelles attractions ont du sens pour être regroupées en une journée?
  • Combien de peintures pouvez-vous raisonnablement être intéressé à voir?

Si vous voyagez avec des amis, ils voudront peut-être faire des choses différentes. Alice veut passer quelques heures de plus au musée pendant que Bob veut faire du shopping de souvenirs et manger du gelato? Sûr. Portée du temps libre dans vos itinéraires pour que chacun puisse explorer des sites particuliers.

Soyez ouvert à la spontanéité et à la merde aléatoire qui arrive toujours. Vous rencontrerez peut-être un nouvel ami et déciderez de faire quelque chose ensemble le lendemain qui ne figurait pas du tout sur votre itinéraire. Peut-être attraperez-vous un rhume à Amsterdam et aurez besoin de vous reposer pendant un jour de plus. Peut-être perdrez-vous votre passeport et devrez vous arrêter. Peut-être tomberez-vous amoureux de Budapest et déciderez-vous de transmettre Varsovie. Soyez flexible partout où vous le pouvez - c’est la raison pour laquelle nous avons reporté tout ce qui pouvait être reporté lors de l’esquisse. C’est votre voyage et vous contrôlez le plan; le plan ne vous contrôle pas.

Applicabilité multiple

Ces principes de planification s’appliquent à la plupart des projets, mais vous devrez réfléchir un peu pour déterminer ce dont vous avez réellement besoin pour planifier afin de faciliter la tâche. Pour les voyages, les objectifs ont été traduits en plans concrets indiquant où aller, les transports, l’hébergement, les visas, l’emballage, etc. Ce que vous devrez faire pour traduire vos objectifs varie en fonction de l’activité.

Voyons quelques exemples supplémentaires.

Appliqué à la planification trimestrielle

Pour les équipes d'ingénierie, les objectifs doivent être traduits en OKR, projets et tickets.

1. Faites un brainstorming: Votre équipe d’ingénierie a probablement en tête une feuille de route similaire à long terme, semblable au tableau Pinterest de tous les endroits que vous allez visiter un jour. Celles-ci peuvent être des feuilles de route guidées par des objectifs d'entreprise et d'entreprise plus larges, ainsi que par des objectifs dirigés par une équipe.

Réfléchissez avec votre équipe sur le rêve collectif. Celles-ci peuvent être des idéaux lointains «peut-être un jour» ou de petits projets de deux jours. Commencez un document partagé sur lequel tout le monde peut collaborer et partager leurs espoirs et leurs rêves. Organisez une réunion de brainstorming avec des notes autocollantes, des tableaux en T, etc. (voir ailleurs pour obtenir des conseils sur la procédure de brainstorming).

2. Marquez votre feuille de route: commencez à comprendre l'importance et l'impact de certains projets proposés et regroupez-les en fonction d'objectifs partagés et de thèmes sous-jacents. Par exemple, plusieurs projets pourraient être liés à la réduction de la dette liée au code; grouper ceux-ci ensemble.

Vous savez quand votre trimestre commence - c’est votre premier marqueur. Quant au reste, si votre équipe compte des centaines d’articles, par où commencer?

Votre équipe a-t-elle des engagements externes préalables? Avez-vous besoin de coordonner quelque chose avec une autre équipe? Y a-t-il des objectifs de l'entreprise sur lesquels vous devez atteindre une date donnée? Y a-t-il une réunion avec un investisseur un jour donné? Quand avez-vous besoin d'un produit minimum viable? Tous les autres projets du trimestre devront être planifiés en fonction de ces priorités.

Y a-t-il des projets unanimement compris comme projets prioritaires pour l'équipe? Si les priorités ne sont pas claires, entamez une discussion avec vos responsables techniques pour nommer des projets et demandez-leur de justifier de son importance. Peut-être sont-ils passionnément dévoués à des projets particuliers - demandez-leur de justifier sa priorité. Des compromis doivent être faits. Faites appel à leur jugement pour les projets proposés, puis notez-les dans une liste séparée, en guise de possibilités.

3. Reliez les points:

Demandez à votre responsable technique de définir la portée des projets - combien de temps cela prend-il? Une estimation approximative approximative. Est-ce sur l'échelle des jours ou des semaines ou des mois? Vous devriez avoir une idée approximative de la durée d'un engagement d'un projet particulier, ainsi que de son niveau d'impact. La priorité est déterminée par la nécessité, l'impact et le temps.

Planifiez les projets obligatoires au début du trimestre, suivis par d’autres projets à priorité décroissante. Planifiez uniquement le nombre de projets correspondant à votre calendrier.

quand vous surchargez
Vous avez 10 semaines d'ingénierie productives par ingénieur et par trimestre. [De plus] consacrez 20% de votre temps à des travaux d'ingénierie de soutien génériques à tous les niveaux. - Camille Fournier, Le parcours du manager

Tout comme les jours de voyage ne sont pas de véritables jours de visites, soyez réaliste avec votre budget de jours de développeur. Les membres de l’équipe iront à la prise de force, il y aura des événements, des réunions, des cafés, des interruptions sans fin, qui décaleront toutes ces semaines bien bloquées.

4. Contrôle du plan:

Poursuivre les réunions de planification régulières pour examiner les progrès tout au long du trimestre. Une planification plus fine devra avoir lieu au cours du trimestre - décrivant les projets, attribuant les tickets, les réunions, les rencontres quotidiennes, etc. Ce sont les véhicules par lesquels tout travail est réellement suivi et accompli.

Des choses soudaines peuvent arriver; il sera peut-être nécessaire de redéfinir les priorités au milieu du trimestre. C'est très bien. N'oubliez pas que vous contrôlez le plan en tant qu'équipe. En apprenant à connaître votre style de voyage avec le temps, vous apprendrez également à connaître le style de travail de votre équipe avec le temps.

Appliqué aux objectifs de vie et de carrière

C'est le plan quinquennal cliché. Ou dix, vingt, plan de cinquante ans. Si vous avez l'intention d'écrire un livre dans votre plan quinquennal, que devez-vous faire maintenant pour en arriver à ce plan? Si vous envisagez de prendre votre retraite dans 20 ans, que devez-vous faire maintenant pour en arriver à ce plan?

Si vous travaillez sur un plan quinquennal, marquez votre feuille de route pour les poteaux de but en cours de route. Reliez les points avec des actions qui vous permettront d’atteindre chaque marqueur de carte. Contrôlez votre plan en restant sur la bonne voie et en mettant à jour vos objectifs à mesure que vos aspirations changent.

Appliqué à l'écriture d'essai

Qu'il s'agisse d'un blog, d'un essai ou d'un livre: commencez par des idées éparses, un thème, puis notez des pensées non linéaires et des points qui peuvent ou non être liés les uns aux autres - il s'agit d'un brainstorming. Faites des recherches approfondies. Commencez par définir une feuille de route en regroupant les idées et en les condensant en points cohérents. Faites des recherches supplémentaires pour soutenir vos points. Reliez les points en joignant ces points en un morceau compréhensible.

Appliqué aux poursuites créatives

Concevoir quelque chose? Commencez par l'inspiration, les tableaux d'humeur, le brainstorming. Viennent ensuite les maquettes filaires et les maquettes basse fidélité, les preuves de concepts, les études des utilisateurs et, éventuellement, les maquettes haute fidélité.

Écrire de la musique? Commencez par les thèmes et les ambiances, choisissez une signature, établissez une progression d’accord et un rythme. Ajouter des harmonies. Construis-le.

Apprendre l'improvisation jazz? Commencez avec une seule note et expérimentez les rythmes. Utilisez uniquement des notes d’accord, puis des modes, puis des motifs plus compliqués. Finalement, brisez toutes les règles que vous voulez.

maintenant vous pouvez ramasser n'importe quoi!

Ces principes de planification sont utilisés tout autour de vous et vous appliquez probablement déjà naturellement ce modèle sans penser aux activités que vous faites régulièrement. Si jamais vous êtes submergé par la manière de mener à bien un projet ou par les perspectives d’avenir, c’est acceptable. Prenez-le étape par étape. Commencez par un brainstorming. Marquez votre feuille de route. Relier les points. Contrôlez votre plan.

Maintenant, vous pouvez planifier n'importe quoi!

Merci d'avoir lu! C’est le premier article que j’ai publié sur Medium. J’ai hésité à écrire quoi que ce soit de ce genre - écrire des avis impératifs comme des «conseils». Tout comme ici, tout me semblait assez évident. Pourtant, beaucoup d'articles et de livres sont écrits sur des choses apparemment évidentes et les gens mangent cette merde; Je mange cette merde. Quelques réflexions à ce sujet:

  1. Le bon sens n'est pas si commun.
  2. Les gens adorent lire sur ce qu'ils savent déjà pour renforcer et valider leurs connaissances.
  3. Il n’a jamais été aussi facile d’écrire et de publier sur la base d’une expérience anecdotique, et la qualification n’est guère une condition préalable.

Quoi qu’il en soit qui a conduit à la banalité de nombreux articles et livres de ce type, je suis ici pour en tirer parti. Venmo me 10 $ @theresama pour pré-commander mon livre à l’automne 2039.

C'est une note consciente à la fois sincère et satirique. Est-ce que je vous manque de respect, lecteur, si je trouve un peu absurde de penser que tout ce que j’ai écrit est utile ou important? Est-ce que je manque de respect envers moi-même, l'auteur, si je ne le crois pas? Pour y mettre tout ce temps et tous ces efforts, je dois croire, à un certain niveau, que cela valait la peine d'être écrit, mais je me sens toujours comme un faux à un autre niveau pour écrire quelque chose d'aussi pratique. Si vous avez trouvé cela utile et que vous avez appris quelque chose au sujet de la planification, cet article était sincère et veuillez commander à l'avance mon livre. Si vous avez trouvé cela banal, cet article était satirique et veuillez commander à l'avance mon livre.

¯ \ _ (ツ) _ / ¯