Voyages d'affaires - Conseils pour rester organisé sur la route

Les voyages de travail peuvent être imprévisibles, mais c’est la préparation qui vous préparera au succès

Morgan Lebejko, responsable des comptes stratégiques d’UE.co, est le spécialiste des voyages en résidence d’UE.co. Qu'il s'agisse d'une conférence, d'une formation ou d'une réunion de compte, Morgan saute dans un avion pour l'avoir. Avec déjà plus de 15 vols d’affaires à son actif en 2019, elle partage son expérience et ses idées sur la manière dont elle gère efficacement les déplacements professionnels.

Planifiez ce que vous pouvez

Les déplacements apportent des facteurs inattendus: retards de vol, longues lignes de points de contrôle TSA, annulations liées aux conditions météorologiques, bagages perdus… Chacun de ces scénarios n'est pas sous votre contrôle, mais vous pouvez vous préparer à certaines choses:

Heure d'arrivée adéquate: Prévoyez suffisamment de temps pour arriver à l'aéroport. Prévoyez du temps pour vérifier les bagages si nécessaire et naviguer dans les lignes de sécurité (bien que les bagages à main et le contrôle préalable de la TSA soient des éléments indispensables des voyages). Si vous n’êtes pas familiarisé avec les trajets quotidiens, insérez votre itinéraire dans Google Maps, ainsi que le jour et l’heure du trajet, et Google vous indiquera le trafic moyen.

Apportez des suppléments: en cas de perte des bagages enregistrés, un vêtement de rechange et des articles de toilette dans votre bagage à main réduiront le stress des bagages perdus avant votre grande réunion ou votre conférence.

Gardez des en-cas à portée de main: il n’ya que peu de sacs de cacahuètes dans un avion. Assurez-vous de garder à portée de la main une autre collation contenant des protéines, telle que du saccadé ou une barre de protéines, pour vous assurer de rester en forme pour la journée.

Prévenez le froid du voyage: Préparez des lingettes désinfectantes pour les mains pour avions, voitures de location et autres lieux publics, des sachets de vitamine C, et suivez la règle d'or consistant à toujours se laver les mains

Ne pas transpirer les petites choses

Les vols annulés, les journées de voyage supplémentaires, le fait d'être expulsé d'un hôtel sont tous des événements de voyage imprévus qui constituent un inconvénient et alourdissent le stress du travail.

«Faites tout ce qui est sous votre contrôle, vous pouvez réorganiser des réunions mais vous ne pouvez pas réorganiser les schémas de vol ni les conditions météorologiques. Observez ces événements pour ce qu'ils sont, communiquez le changement de plans aux principaux acteurs lors de votre voyage et sachez que demain sera un nouveau jour. »- Morgan Lebejko

Chacun de ces scénarios échappe à votre contrôle et, au lieu de devenir frustré par la situation, mettez-vous au défi de faire preuve de souplesse.

Rester organisé sur le pouce

Voyager est un jeu de hasard entre la gestion du travail pour lequel vous voyagez et vos responsabilités à la maison. C’est à ce moment-là qu’un bon planning est utile pour éviter les empilements d’emails et de messages vocaux et pour rendre les déplacements professionnels plus efficaces.

Calendriers numériques: Un outil pratique pour voir le jour heure par heure, envoyer des invitations pour des réunions et quand un lieu est ajouté à une réunion. Les calendriers Apple peuvent même envoyer une alerte indiquant le moment du départ en fonction du trafic actuel. Les planificateurs écrits peuvent être tout aussi utiles, mais si un planificateur est laissé dans une chambre d'hôtel, votre monde pourrait basculer.

Communication: établissez des rappels de courrier électronique et de messagerie vocale hors du bureau et désignez un point de contact pendant votre absence pour tenir les clients / collègues au courant et leur permettre de ne pas les quitter sans un point de contact.

Tirez le meilleur parti des temps d'arrêt: les aéroports, les cafés et les centres d'affaires hôteliers peuvent être des zones productives car ils ne présentent pas les mêmes interruptions qu'un bureau. Planifiez un appel en attente dans un terminal d'aéroport ou consultez des courriels importants. Cela aidera votre voyage à ne pas dissuader vos responsabilités quotidiennes.

Voyager pour le travail peut entraîner des circonstances imprévisibles qui peuvent perturber les horaires et être frustrantes. Cependant, c’est la préparation et l’état d’esprit général qui changera le jeu en matière d’interruption de voyage. L’opportunité de voyager pour le travail est une expérience unique et, si elle est bien faite, peut être une expérience de croissance professionnelle.